7 výhod MPS | Brother

7 výhod používania programu MPS

MPS sú programy, ktoré ponúkajú poskytovatelia tlače na správu vašich tlačových zariadení vrátane skenerov, faxov a kopírovacích strojov. Umožňujú organizáciám zvýšiť efektivitu, produktivitu a bezpečnosť informácií, zvyčajne monitorovaním spotreby, výmenou spotrebného materiálu a uspokojovaním potrieb organizácie v oblasti tlače.

Funkcie MPS sa líšia podľa dodávateľa, ale väčším organizáciám môžu ponúknuť mnohé z nasledujúcich výhod. Viac informácií o 7 kľúčových výhodách MPS nájdete nižšie:

Úspora času a zvýšenie efektivity
Zlepšenie zabezpečenia informácií
Zníženie nákladov a úspora peňazí
Zvýšte produktivitu vo vašej organizácii
Zníženie kapitálových výdavkov a zlepšenie peňažného toku
Zníženie environmentálnej stopy
Väčšia flexibilita

Máte záujem o službu Správa tlačových služieb spoločnosti Brother?

Objavte MPS

1. Úspora času a zvýšenie efektivity

Množstvo času, ktoré vaši zamestnanci strávia na úlohách súvisiacich s tlačiarňou, môže byť frustrujúce. Proces tlače, skenovania, kopírovania alebo faxovania dokumentov na starom hardvéri alebo zle nakonfigurovanom softvéri je len začiatok.

Do úvahy treba vziať aj čas strávený opravou porúch zariadenia a výmenou atramentových kaziet a tonerov. Správa tlačových služieb by mala identifikovať takéto problémy a obsahovať plány na:

Skrátenie času zamestnancov pri úlohách súvisiacich s tlačou
Voľný čas zamestnancov, aby sa mohli sústrediť na iné strategické iniciatívy
Odstránenie úloh každodennej údržby

Hľadali sme bezproblémový spôsob správy našej flotily tlačiarní. Služba MPS od spoločnosti Brother nám poskytla slobodu sústrediť sa na prácu s pridanou hodnotou, pretože tlačiarne sú inteligentnejšie a vyžadujú od nás menej pozornosti.

Markku Anttila, IT manažér v MäntsäIä Municipality

2. Zlepšite zabezpečenie informácií

Súčasťou zodpovedného podnikania je zníženie množstva spotrebovaného papiera, elektrickej energie a spotrebného materiálu na tlač. Monitorovací systém MPS balíka ponúka:

Odporúčanie postupov prihlasovania do tlačiarne s cieľom minimalizovať krádeže dokumentov z výstupných zásobníkov
Minimalizáciu odpadu a efektívnu správu dokumentov
Inštaláciu multifunkčných tlačiarní s funkciou automatického vymazania pevného disku a riešení na úrovni siete na zníženie rizika získania informácií hackermi

A takmer štandardne sa tým, že MPS implementuje len jeden poskytovateľ tlače, znižuje počet ľudí mimo vašej organizácie, ktorí majú prístup k vašim sieťovým zariadeniam. Túto bezpečnostnú hrozbu nemožno podceňovať. Ale pozor - nie všetci poskytovatelia MPS sú rovnakí, pokiaľ ide o ich schopnosť predísť hrozbám informačnej bezpečnosti. Bezpečnosť informácií si vyžaduje neustále audity, zlepšenia a ostražitosť a poskytovateľ MPS s nižšou úrovňou to pravdepodobne neponúkne.

Zavedením služby Brother Managed Print Service umožníte rýchle a jednoduché ukladanie a vyhľadávanie citlivých dokumentov, čím od prvého dňa šetríte čas, miesto a peniaze.

Steve Rock, výkonný riaditeľ, K Lowther

3. Znížte náklady a ušetrite peniaze

Sporadický prístup k nastaveniam tlače vašej organizácie môže viesť k neefektívnosti v mnohých oblastiach. V prvom rade sú tu náklady na údržbu. Údržba jednotlivých zariadení po jednom je nákladnejšia ako automatizovaný cloudový systém na rozsiahlu údržbu.

Služby MPS veľmi často spájajú všetky zariadenia s jedným monitorovacím systémom, aby zabezpečili:

Dodávka náhradných tonerov a opráv keď potrebujete
Lepšie využitie úspor, ktoré vám umožní hromadný nákup spotrebného materiálu so zľavou
Znižuje náklady spojené s hromadením nevyužitých zásob

Dôkladný audit a posúdenie tlače môže tiež identifikovať spôsoby konsolidácie hardvéru. Koniec koncov, príliš veľa zariadení roztrúsených po organizácii spôsobí vyššie náklady na údržbu a spotrebu elektrickej energie. Odborník na tlač dokáže vypočítať skutočné náklady na ad-hoc prístup a identifikovať spôsoby úspor.

Chceli sme riešenie, ktoré by bolo odolné, spoľahlivé a ponúkalo nám cenovo výhodnú tlač, a zároveň by malo mechanizmy podpory od nášho dodávateľa aj výrobcu. Brother ponúkal najlepšie riešenie. Proces inštalácie bol bezproblémový a Brother zašiel nad rámec toho, čo by sme očakávali.

Steve Ford, strategický manažér ICT, Helsby High School

4. Zvýšte produktivitu vo vašej organizácii

Potreby tlače rôznych oddelení v rámci organizácie sa môžu líšiť. Po počiatočnom posúdení súčasných a budúcich potrieb organizácie by poskytovateľ MPS mal mať možnosť odporučiť pre tieto oddelenia prispôsobený program na zjednodušenie procesov a zlepšenie prevádzkových pracovných postupov.

Môže to zahŕňať:

Tlač z mobilných zariadení na mieste alebo mimo neho
Tlač špeciálnych typov veľkostí a formátov dokumentov, ktoré pravidelne používate
Automaticky nasmeruje dokumenty na konkrétne miesta
Vytváranie individuálnych prispôsobených dotykových obrazoviek so skratkami

Najlepšie služby MPS zvyčajne poskytujú aj školenia pre zamestnancov, ktoré pomôžu vašim kolegom osvojiť si nový hardvér a pracovné postupy a zvýšiť ich efektivitu.

Predtým sme pri skenovaní dokumentov museli stáť vedľa tlačiarne a otáčať stránky, ale to už nie je potrebné, pretože naše tlačiarne majú teraz funkciu obojstranného skenovania. Jednoducho vkladáme stránky do podávača dokumentov a zariadenie sa postará o zvyšok. Taktiež zabezpečuje, že súbor sa odošle priamo do priečinka, v ktorom sa má archivovať, a s výnimkou spustenia procesu skenovania nemusíme robiť nič. To predstavuje pre nás obrovskú úsporu času.

Jens Christian Pedersen, majiteľ Skovby Synshal

5. Zníženie kapitálových výdavkov a zlepšenie peňažného toku

Náklady na nákup celej flotily zariadení môžu byť skľučujúce, ale MPS zvyčajne ponúkajú flexibilné možnosti platby:

Mesačne alebo štvrťročne
Plne šité na mieru vášmu podniku

K dispozícii sú aj modely tlače na základe platby za stránku s prenajatým hardvérom, ktoré sú ideálne pre spoločnosti, ktoré uprednostňujú priebežnú správu nákladov.

Okrem toho môžete využívať informačné panely a nástroje na predpovedanie používania siete zariadení v reálnom čase, čo znamená, že by sa nemali vyskytnúť žiadne neočakávané náklady.

MPS od spoločnosti Brother je pre našu vysokú školu ideálna. Sme nároční používatelia tlačových zariadení a pomohlo nám to efektívnejšie spravovať tlač. Spoločnosť Brother nám odporučila najlepšie tlačiarne pre naše potreby a my sme teraz znížili náklady, skrátili čas potrebný na správu a máme oveľa lepšiu podporu. Navyše jednoducho platíme za to, čo vytlačíme, bez akýchkoľvek sankcií, na rozdiel od našej predchádzajúcej zmluvy o riadení rozpočtu.

Matthew Cooke, IT technik na Ercall Wood Technology College.

6. Znížte svoju environmentálnu stopu

Súčasťou zodpovedného podnikania je zníženie množstva spotrebovaného papiera, elektrickej energie a spotrebného materiálu na tlač. Monitorovací systém, ktorý je súčasťou balíka MPS, ponúka možnosti:

Identifikácia a sledovanie úrovne používania tlače
Sledovanie a redukcia vašej environmentálnej stopy

Výsledky svojho úsilia o úsporu papiera si môžete pozrieť aj v správe o spoločenskej zodpovednosti firiem.

Spoločnosť Brother má svoj vlastný recyklačný systém. Vďaka tomu sme si istí, že s našimi použitými kazetami sa zaobchádza správne, že neskončia na nesprávnom mieste a že sa opätovne použijú s maximálnym úžitkom.

Malin Johnson, koordinátor pre udržateľnosť, Resia Travel Group

7. Flexibilita

Najúspešnejšie organizácie sa snažia neustále zlepšovať svoje procesy, aby si udržali náskok.

So správnym poskytovateľom MPS získate priebežné poradenstvo a strategickú podporu od odborníkov v oblasti pracovných technológií.

Váš poskytovateľ MPS by vám mal v rámci svojej služby ponúknuť nasledovné:

Pravidelné revízne stretnutia, pre zaistenie bezproblémovej tlače
Flexibilita pri zmene a prispôsobení predplatného

Spolupráca so spoločnosťou Brother nám umožnila pochopiť, ako sa naše tlačiarne používajú, a následne implementovať oveľa efektívnejšie riešenie. Kým predtým sme mali komplikovanú mozaiku viac ako 700 tlačiarní s nulovou transparentnosťou ich využívania, teraz máme dobre organizovanú flotilu 300 strojov.

Neil Perry, zástupca riaditeľa pre digitálnu transformáciu v Dartford and Gravesham Trust